Quando conversamos, nós esperamos que as outras pessoas observem certas regras de comportamento. O mesmo acontece com o uso do e-mail. Infelizmente, algumas pessoas ignoram muitas das boas práticas da comunicação online. Eis alguns pontos que você deve observar para o uso do e-mail com elegância e eficácia.
1. Curto, direto e de fácil leitura.
Mantenha seus e-mails curtos, indo direto ao assunto. Tente abordar um único assunto por mensagem. Se for necessário um texto longo, divida-o em parágrafos separados por espaços em branco. Isto facilita a leitura e permite que o leitor escaneie o texto e tenha uma idéia geral da mensagem.
Use uma linguagem simples, sem gírias e sem abreviações que somente uns poucos iniciados conhecem.
2. Use o “Assunto” com inteligência
Use o campo “Assunto” para conquistar a atenção do leitor. ÿ a primeira coisa que ele lê e que o leva a decidir se vai ler sua mensagem de imediato, deixar para mais tarde, ou mesmo ignorá-la. Assegure-se que o título seja claro e descritivo; ao invés de escrever “Reunião hoje”, escreva “Reunião hoje para aprovação do orçamento”.
3. Evite enviar o e-mail para várias pessoas sem necessidade
Copiar a mensagem para muitas pessoas sem necessidade pode resultar que elas passem a ignorá-las. Elas estão sobrecarregadas com mensagens e se irritam por perderem tempo com e-mails inúteis. Inclua somente as pessoas que têm que tomar uma ação ou que precisam se manter informadas sobre o assunto. Deixe bem claro o que você espera de cada um. Coloque no “Para” as pessoas às quais você solicita uma decisão, uma ação ou uma informação; coloque no “Cópia” aquelas que devem simplesmente tomar conhecimento.
4. Não divulgue e-mails de seus contatos sem autorização
Assim como você não fornece os telefones de seus amigos para terceiros, você deve fazer o mesmo com os e-mails. Use a cópia oculta, o CCO ou o BCC (Blind Carbon Copy), para enviar mensagens para um grupo de pessoas que não se conhecem. Embora mais trabalhosa, considere a opção de enviar mensagens separadas.
5. Prudência e boas maneiras
A comunicação verbal, seja cara a cara, seja por telefone, oferece sempre a possibilidade de mostrar seus verdadeiros sentimentos e emoções e de reformular o conteúdo e o seu tom, caso perceba uma reação negativa ou equivocada. A comunicação escrita não tem esta flexibilidade e o e-mail combina algumas das suas piores características. Você pode responder um e-mail imediatamente sem tempo para reflexão e causar um enorme estrago nos seus relacionamentos. Um e-mail inflamado e grosseiro fica na tela, sendo lembrado a todo o momento.
Quando ficar furioso ou ofendido com um e-mail, pense bem antes de respondê-lo. Deixe para relê-lo com calma mais tarde, pois pode ser que você esteja exagerando sua interpretação sobre as intenções do emissor. Saia de sua sala e vá tomar um cafezinho ou fazer um lanche; deixe a resposta para o dia seguinte. Pense seriamente na opção de uma conversa franca para esclarecer os motivos do mal entendido.
6. Cortesia e elegância
Não abuse no uso de LETRAS MAIÿSCULAS, que podem ser interpretadas como um grito, uma agressão. Além disso, as letras maiúsculas tornam a leitura monótona e difícil.
7. Anexos
Não anexe arquivos sem necessidade. Sendo necessário, verifique se o destinatário consegue abrir o formato de arquivo que você usa. Por medida de segurança e para evitar a transmissão de vírus, converta seus arquivos para o formato PDF. Há diversos serviços gratuitos de conversão de arquivos do Word, PowerPoint e Excel para o formato PDF. Faça uma pesquisa na internet para encontrar os conversores para PDF (termos de pesquisa: “PDF converter”, “Word pdf converter”, “online pdf converter” ou similares).
O destinatário pode receber o tamanho de arquivo que você está enviando? Há também serviços gratuitos para transmissão de grandes arquivos. Com pequenas variações, funcionam da seguinte forma:
a) Você faz o upload de cópia do arquivo para o site do serviço.
b) Eles fornecem o endereço do arquivo.
c) Você transmite o link do arquivo para o destinatário por e-mail.
d) O destinatário clica no link e baixa o arquivo.
Faça uma pesquisa na internet para selecionar um serviço de transmissão de grandes arquivos, usando o termo de pesquisa “how to send large files” ou equivalente.
Por prudência, não use estes serviços para documentos confidenciais ou sigilosos. Embora muitos deles já tenham uma boa reputação, um pouco de cautela nunca é demais.
8. Não abuse de URGENTE ou Alta Prioridade
Se você prioriza tudo, você acaba não priorizando nada e perdendo a credibilidade. Se sua mensagem for realmente importante, use o telefone ou envie um e-mail normal e reforce a importância de sua mensagem pelo telefone ou pessoalmente.
9. Verifique a ortografia e a gramática
Antes de enviar, leia cuidadosamente sua mensagem. Use os recursos de autocorreção de textos. Os pequenos erros de redação podem causar sérios danos a sua imagem profissional.
10. Quando não usar o e-mail
Em algumas situações o e-mail não é o instrumento de comunicação mais apropriado. Não use o e-mail quando:
a) Você puder dar alguns poucos passos e conversar com a outra pessoa.
b) O assunto for complexo, confidencial ou delicado.
c) Você se sentir furioso, ofendido ou ameaçado.
d) Estiver em dúvida sobre quem é o responsável pela ação. Uma mensagem mal endereçada pode causar aborrecimentos.
e) Puder resolver rapidamente pelo telefone.
